Từ ngày 15 -17 tháng 01 năm 2010, chính quyền của tỉnh bang
Hiện tại, các giới chức của tỉnh bang đã thành lập một uỷ ban chính thức dưới sự chỉ đạo của Bộ Văn hoá và Bộ Du lịch để chuẩn bị chương trình. Hôm 16-10, uỷ ban này đã có một phiên họp ở Vadodara với sự hiện diện của hai vị bộ trưởng để rà soát lại tiến trình chuẩn bị.
Tiến sĩ Krishnan, cán bộ công tác tại khoa khảo cổ học của Đại học Maharaja Sayajirao, nói: “Chúng tôi đang tiến hành liên lạc với 15 quốc gia Phật giáo. Cho đến nay, chúng tôi đã liên lạc được khoảng 600 học giả Phật giáo danh tiếng khắp nơi trên thế giới và đã nhận được 350 đơn đăng kí tham dự. Ngài Swaraj Paul và Sư Parekh đang giúp đỡ cho tiến trình này. Ít nhất 5 đầu sách có liên quan đến chủ đề hội nghị sẽ được xuất bản trước khi hội nghị diễn ra.”
Theo các tài liệu đề cập, tỉnh bang